こんにちは、かずきです！
Googleファイルの共有する際、共有相手に自分の情報がどのように表示されているかを気にしたことはありませんか？
「アカウントのアイコンが表示される人と、動物アイコンが表示される人の違いはなに？」
「自分のメールアドレスが相手に見えてるのでは？」
など、特に第三者に自分のメールアドレスが表示されているのでは、と不安に感じることもあるかと思います。
そこで、この記事ではGoogleファイルの共有設定時の見え方やアイコン表示ルール、メールアドレスの公開範囲について、実際の検証結果を基にわかりやすく解説します。
この記事を読めばGoogleファイルをより安心して共有できるようになりますよ！
それではよろしくお願いします！
ファイル共有の３パターン
Googleファイルの共有方法には、以下の２つの方法があります
- 制限付きアクセス
アクセス権のあるユーザーのみが閲覧できる。
アクセス権はメールアドレスを指定して設定する。 - リンクを知っている全員アクセス
リンクを知っている人であれば誰でも閲覧できる。
これを踏まえると共有のパターンは次の３つが考えられます。
- 特定ユーザーのみアクセス
制限付きアクセス設定で、アクセスできるユーザーはオーナーと指定したユーザー - リンクを知っている人のみアクセス
リンクを知っている全員アクセス設定で、アクセスできるユーザーはオーナーのみ - リンクを知っている全員 ＋ 特定ユーザー
リンクを知っている全員アクセス設定で、アクセスできるユーザーはオーナーと指定したユーザー
この３つのパターンについて解説していきます。
パターン別ユーザー表示の違い
特定ユーザーのみアクセス
まず、制限付きアクセス設定で、アクセスできるユーザーはオーナーと指定したユーザーの場合です。共有画面で見ると次のような状態です。
この状態にするためには共有したい相手のメールアドレスを指定してファイルの共有を行う必要があります。
そのため、その時点ですでにお互いのメールアドレスを知ることになります。
なので、相手からは名前、プロフィール画像、メールアドレスの３つが見える状態になります。
リンクを知っている人のみアクセス
次に、リンクを知っている全員アクセス設定で、アクセスできるユーザーはオーナーのみの場合です。共有画面で見ると次のような状態です。
リンクを知っている全員アクセス設定にすると、閲覧者からはオーナーの名前、プロフィールの画像が常に見える状態になります。
そして、メールアドレスが表示されるかどうかは、オーナーの連絡先を知っているかどうかで決まります。
- オーナーの連絡先を知っている場合
オーナーのメールアドレスが表示される - オーナーの連絡先を知らない場合
オーナーのメールアドレスは表示されずアイコンのみの表示される
また、オーナー以外のユーザーがアクセスしている時は、ランダムな動物のアイコンが表示され、名前、アイコン、メールアドレスは一切表示されません。
そのため、リンクを知っている全員がアクセスできるファイルを閲覧していても、自分がオーナーでなければ第三者に情報が漏れることはありません。
リンクを知っている全員 ＋ 特定ユーザー
最後は、リンクを知っている全員アクセス設定で、アクセスできるユーザーはオーナーと指定したユーザーの場合です。共有画面で見ると次のような状態です。
基本的には「リンクを知っている人のみアクセス」の時と同じです。
異なるのは、アクセスできるユーザーが増えているということです。
この場合、アクセス件のあるすべてのユーザーはオーナーの見え方と同じになります。
つまり、閲覧者からは名前、プロフィールの画像が常に見える状態になり、メールアドレスは連絡先を知っているユーザーのみが見える状態になります。
アクセス権を付与されたファイルを、誰でもアクセスできる状態にする時は注意しましょう。
連絡先を知っている状態とは？
さて、ここまで度々「連絡先を知っている」という言葉が出てきましたが、連絡先を知っている状態とはどんな状態のことを指すのでしょうか？
GoogleにはGoogleコンタクトという連絡先アプリがあります。
このアプリに情報が残っている人を連絡先を知っている状態としています。
ですが中には、
「連絡先アプリなんて初めて知った」
「連絡先に登録した記憶がない」
という方もいると思います。
実はGoogleの仕様上、Googleサービスでやり取りをしたことあるユーザーは、よく使う連絡先や、その他の連絡先に保存されるようになっています。
そのため、たとえ自分で連絡先を登録した覚えがなくても、Googleサービスを通じて自動的に保存された可能性があるということです。
気になる方は連絡先データを整理しておきましょう。
まとめ
本日はGoogleファイルを共有したときに相手からどのように見えるかを解説してきました。
まとめると次の通りになります。
Googleファイルを共有すると、設定によって表示される情報が異なるため、どこまで見えるかをしっかり理解しておくことが重要です。
とはいえ、一度でもメールアドレスを使ったやり取りをしない限りは、相手にメールアドレスが見えることはないため、その点は安心できると言えます。
これで、Googleファイルの共有設定に関する不安も少し解消されたのではないでしょうか。
安心してGoogleのファイル共有を活用し、便利な情報管理を行っていきましょう！
