こんにちは、かずきです！
「スプレッドシート」という言葉を聞いたことはあるけれど、実際にどうやって使うのかよくわからない…そんな方も多いのではないでしょうか？
スプレッドシートは、家計簿を作れたり、タスク管理ができたり、計算やグラフ作成ができるとても便利なツールです。
使いこなせるようになると、さまざまな場面で非常に役立ちます。
ですが、「パソコンは苦手だし、スプレッドシートがどこから使えるかもよくわからない…」と感じている方も多いと思います。
そこで、この記事では 「超初心者向け」 に、スプレッドシートの始め方をゼロからお伝えします！
難しい専門用語はできるだけ避けて、誰でも簡単に始められるようにわかりやすく説明していきます。
それでは、よろしくお願いします！
スプレッドシートってなに？
スプレッドシートは、みなさんおなじみのExcelと似たようなツールで、Googleが無料で提供しているサービスです。
スプレッドシートを見た方で「Excelやん！」というツッコミを入れた方もいると思います 笑
Excelだと考えてこの先を読んでいただけると、少しは親しみが持てるかもしれません。
スプレッドシートでできること
Excelと似ているということで、スプレッドシートも同様に、表の中にデータを入力したり計算やデータ分析を行うことができます。
では、具体的にはどのようなことができるのでしょうか？
ここでは、スプレッドシートを使ってできる代表的な機能や使い方を紹介します。
データの整理
名前、住所、電話番号など、さまざまな情報を表形式で整理することができます。
リスト形式でデータを管理することで、どこにどの情報があるか一目で確認できるため、データの見やすさが大きな特徴です。
計算の自動化
セルに数式を入力することで、合計や平均などの複雑な計算を一瞬で行うことができます。
例えば、家計簿を作成する際、支出を入力するたびに合計金額や月ごとの総支出を自動で計算してくれるので、手作業で計算する手間を省くことができます。
タスク管理
やることリストや買い物リストなどのToDoリストを作成することにも役立ちます。
チェックリスト形式でタスクを作成して、タスクが完了したらチェックボックスにチェックを入れることで、管理が視覚的に行えます。
スプレッドシートの良いところ
「Excelと似ているなら、Excelを使えばいいのでは？」と思う方もいるかもしれません。
ですが、スプレッドシートにはExcelにない独自の便利な点が多くあります。ここでは、スプレッドシートのメリットを紹介します。
無料で使える
Googleアカウントさえあれば誰でもすぐに使い始めることができることが最大の特徴です。
Excelはライセンスを購入する必要があります。安価ではないため、この購入が負担になることもあります。
ですが、スプレッドシートは追加料金は一切かからず、全ての機能を無料で利用できるのです！
どこからでもアクセス可能
インターネットに接続していればどこからでもアクセスできることも特徴のひとつです。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもアクセスできるため、外出先でも作業を続けることが可能です。
（スマホやタブレットではとても使いにくいのでおすすめはしませんが。。。）
デバイスを選ばない
Googleのサービスのひとつなので、WindowsとMacのどちらからでも利用することができます。
ExcelにはWindows版やMac版が存在しますが、操作性や機能が異なることがあり問題が発生することがあります。
スプレッドシートはすべての機能がクラウド上で動作するので、どのデバイスからでも同じ環境で利用することができます。
スプレッドシートの悪いところ
表があれば裏があるということで、スプレッドシートにもデメリットがあります。
最後に使い始める前に知っておくべき注意点を紹介します。
複雑なデータ処理が苦手
スプレッドシートはExcelはできる高度なデータ処理や大規模データの取り扱いをすると、速度や機能が劣ることがあります。非常に大きなデータをセットしたり、複雑な数式を多用する場合はExcelのほうが適しています。
図の扱いが不便
Excelと比べるとスプレッドシートは図やグラフィック機能に関しては使い勝手が非常に悪いと感じます。図形や画像を挿入・編集する際には、Excelほどの柔軟性がありません。
まだまだ認知度が低い
「表計算ソフト」といえばExcelを思い浮かべる方がまだまだ多いです。スプレッドシートの存在を知らない人もいます。スプレッドシートで作成したファイルを他の人に共有した際に、使い方がわからないと言われることも少なくありません。
この章では、Googleスプレッドシートの概要や、良い点・悪い点について紹介しました。
次の章からは、実際にスプレッドシートを使う手順について詳しく説明していきます。
- スプレッドシートはExcelに似ている表計算ソフト
- 無料で利用でき、Windows・Macどちらからでも使用できる
- 大量のデータを扱ったり、図を扱うことには弱い
スプレッドシートを使い始める手順
スプレッドシートを使い始めるための準備はとても簡単です！
ということで、利用するまでの手順を解説していきます。
Googleアカウントの作成
スプレッドシートを使用するにはGoogleアカウントが必要です。
そのため、既にGoogleアカウントを持っている方は、このステップをスキップしてください。
Googleアカウントを持っていない方は次の手順で作成していきます。
①Googleアカウント作成ページ にアクセスします。
②名前を入力して「次へ」をクリックします。
③生年月日と性別を入力して「次へ」をクリックします。
④ユーザー名を入力して「次へ」をクリックします
※ここで入力したユーザー名がメールアドレスになります
⑤パスワードを入力して「次へ」をクリックします
⑥電話番号を入力して「次へ」をクリックします
⑦入力された電話番号の端末に確認コードが送られてくるので確認します
⑧アカウント作成画面に戻り、「G-」から始まる６桁の数字を入力し、「次へ」をクリックします
確認コードが届かない場合は、「新しいコードを取得」をクリックすると改めてコードが送られてきます
⑨再設定用のメールアドレスを設定して「次へ」をクリックします。
「スキップ」で入力をスキップすることもできます
⑩アカウント情報の確認画面が表示されるため、問題がなければ「次へ」をクリックします
⑪最後にプライバシーと利用規約の「同意する」をクリックします
⑫アカウントが無事に作成されたら、Googleアカウントの画面が表示されます。
Googleスプレッドシートにアクセスする方法
Googleアカウントの準備ができたら、実際にスプレッドシートを開いてみましょう。
次の手順でアクセスすることができます。
Googleページからアクセス
①Googleのトップページにアクセスします
②「Googleアプリ」ボタンをクリックし、「スプレッドシート」をクリックします。
③スプレッドシート画面の「空白のスプレッドシート」をクリックすると新規のスプレッドシート画面が表示されます。
この方法であればGoogleのどの画面からでもスプレッドシートにアクセスすることができます。
テンプレートを使ってみよう！
スプレッドシート画面まで開くことができましたが、「白紙のスプレッドシートからデータを入力するなんて無理！」という方もいるかもしれません。
そんなときは、テンプレートを使うことですぐに始めることができます！
使用できるテンプレートは「テンプレートギャラリー」をクリックすると表示されます。
テンプレートギャラリーの中から使用したいテンプレートを選択します。
月間予算、ToDo、ガントチャートなど、多くのテンプレートが用意されているので、自分の目的に合ったテンプレートを選び、それをベースにデータを入力していきましょう。
テンプレートを使うことで、どのようにスプレッドシートを使うかがイメージしやすくなります。
これにより初心者でも簡単にデータの整理をすることができます。
まとめ
この記事ではスプレッドシートの概要、アカウントの作成、スプレッドシートを使い始めるまでの手順を詳しくご紹介しました。
スプレッドシートは、Excelがなくても同等のことができる便利なツールです。
Googleアカウントさえあれば、今回の手順で誰でも簡単に使い始めることができます。
使い初めの頃は慣れないと思いますが、慣れてくると多くのことができるようになりますよ！
今後は実際にスプレッドシートの使い方や関数などを紹介する予定です。
ぜひ、この機会にスプレッドシートを使い始めてみてくださいね。
